Instellingen

Instellingen

Het instellingen menu geeft een groot aantal opties weer.



In de basis zijn de instellingen globaal voor de applicatie en gelden dus voor het gehele domein.
Er zijn een aantal functies, zoals sjablonen waarbij gedifferentieerd kan worden per administratie.
De instellingen zijn ondergebracht in rubrieken welke in dit hoofstuk worden toegelicht.

Algemeen

Start pagina

Hier kunt u een URL definiëren van een pagina die standaard op de startpagina getoond wordt.



Ouder app

Hierin staat de URL naar uw ouderapp.



Wanneer u gebruik maakt van een ‘eigen’ app in de huisstijl van uw organisatie en onder eigen naam vindbaar in de appstores, dan zal de URL hier op zijn aangepast. Deze URL kunt u opvragen bij uw applicatie hulp contactpersoon.

Digitaal_ondertekenen

Via deze instelling kunt u verwijzen naar sign request. Zodra deze instellingen juist zijn gevuld is de service gereed om direct te gebruiken. De gegevens zijn op te vragen en/of in te richten via de leverancier van de applicatie.



Link naar digitaal ondertekenen
De URL naar het API adres van de SignRequest teampagina. Deze URL is op te vragen bij de leverancier van de applicatie.

Token
Een code die gegenereerd wordt via SignRequest digitaal ondertekenen. Deze wordt gebruikt om kind planning te communiceren met de juiste omgeving van SignRequest.
Het is mogelijk een eigen ‘Team’ te gebruiken voor sign request. De huisstijl en verwijzingen naar de bedrijfspagina worden dan gebruikt voor sign request.
Het is mogelijk om per administratie een eigen team in te richten. Iedere administratie ontvangt een uniek token hiervoor en dan worden de instellingen hier gevuld: Digitaal ondertekenen.
Voor meer informatie over het gehele proces rondom digitaal ondertekenen:  Proces digitaal ondertekenen

Uitnodigings e-mail sjabloon

Via deze instelling is het mogelijk om de tekst per administratie te specificeren die in de uitnodiging wordt gebruikt wordt voor de mobiele applicatie, de ouder app / medewerker- groeps-app.



U kiest de betreffende administratie, het onderwerp wat opgenomen wordt in de e-mail en maakt dan de gewenste tekst op voor de gekozen app doelgroep. Deze kan volledig voorzien worden van opmaak omdat het verzonden worden via een e-mail met een zogenaamde html opmaak.





Belangrijk is dat u hier de {active_link} in het bericht meeneemt zodat medewerkers via deze link de app kunnen activeren.


Gebruikers

Gebruikers profielen

Een gebruikersprofiel bevat de toegangsrechten tot functies in de applicatie. Door gebruik te maken van goed gedefinieerde profielen is het eenvoudig om gebruikers direct de juiste mogelijkheden in en toegang tot gegevens te verlenen in de applicatie. Er kunnen meerdere profielen per gebruiker worden toegekend en per administratie weer volledig verschillend.

Lees meer over gebruikers en het toekennen van de profielen: Gebruikers




Aanmaken gebruikersprofiel

Via Aanmaken kunt u een nieuw profiel aanmaken. U geeft het profiel een naam en u geeft de rechten aan voor dit profiel.

Geen toegang, Alleen bekijken, Toevoegen/bewerken/verwijderen
  1. Geen toegang
de functie zal niet zichtbaar zijn voor de gebruiker.
  1. Alleen bekijken
dan zal de functie zichtbaar zijn voor de gebruiker, maar kan hier verder niets aanpassen. Het is een alleen-lezen functie.
  1. Toevoegen/bewerken/verwijderen
dan heeft de gebruiker alle rechten op deze functie.


De rechten bestaan meestal uit een hoofdrecht en daaronder sub-rechten. Wanneer u de gebruiker rechten wilt toekennen op een sub-recht dan dient u altijd bij het hoofdrecht ‘Alleen bekijken’ of ‘Toevoegen/bewerken/verwijderen’ te kiezen. De regel voor het hoofdrecht mag dus niet leeg gelaten worden.

Ook dient u voor iedere regel iets in te voeren. Dus als u geen rechten wilt geven dan dient u ook echt aan te geven ‘Geen Toegang’.

Overzicht gebruikersrechten

Hieronder een lijst van alle rechten uit het systeem. Grotendeels spreken deze rechten voor zich.
De lijst volgt hoofdlijnen de structuur van de applicatie.

BELFUNCTIONALITEIT 
Belfunctionaliteit - Afwezig gemelde kinderen 
Bel functionaliteit - Aanvragen door medewerkers 
Belfunctionaliteit - Aanvragen door ouders 
Belfunctionaliteit - Medewerker, verzoek tbv afwezigheid of ziekmelding 
INSTELLINGEN 
Instellingen - Activiteiten 
Instellingen - Kalenders 
Instellingen - Wachtlijstprioriteiten 
Instellingen - Woonplaatsen 
Instellingen - Standaard BKR 
Instellingen - Verwijder niet actieve ouders 
Instellingen - Beschrijving van de opvangsoort 
Instellingen - Privacyverklaring 
Instellingen - Wijken 
Instellingen - Sjablonen 
Instellingen - Import instellingen medewerkers 
Instellingen - Digitaal ondertekenen 
Instellingen - Exporteer foutieve IBAN's 
Instellingen - Exporteer e-mailadressen 
Instellingen - Exporteer cijfers 
Instellingen - Huisarts/Tandarts 
Instellingen - Overheidsprogramma's 
Instellingen - Startpagina 
Instellingen - Facturatie periode 
Instellingen - Document manager 
Instellingen - Ouder app 
Instellingen - Functies 
Instellingen - Kwalificaties 
Instellingen - Registratiereferenties 
Instellingen - Regio's 
Instellingen - Relaties 
Instellingen - Scholen 
Instellingen - Schoolvormen 
Instellingen - Dienst 
Instellingen - SQL query 
Instellingen - Statussen 
Instellingen - Meer/minder methode 
Instellingen - Ouderbijdrage tabellen 
Instellingen - Uitnodigings e-mail sjabloon 
Instellingen - Vervoersoort 
Instellingen - Vakantie/Verlofbudget 
Instellingen - Uursoorten 
ORGANISATIE 
GEBRUIKERS 
Organisatie 
Organisatie - Logo 
Organisatie - Mobiele instellingen 
Organisatie - Organisatie instellingen 
ADMINISTRATIE 
Administratie - Grootboeknummers 
Administratie - Activiteiten 
Administratie - Artikelen 
Administratie - Contractvormen 
Administratie - Kostenplaats 
Administratie - E-mail server instellingen 
Administratie - Export instellingen financieel 
Administratie -'Flex-budget' geldigheid instellingen 
Administratie - Kop- en voettekst voor facturen 
Administratie - Looncodes 
Administratie - Kostendrager 
Administratie - Administratie BKR 
Administratie - Export instellingen salaris 
Administratie - BTW nummers 
Administratie - Weekplanning plaatsingstype 
LOCATIES 
GROEPEN 
GEZINNEN 
Gezinnen - Additionele artikelen 
Gezinnen - Wijzig de administraties 
Gezinnen - Contactpersonen 
Gezinnen - Contracten 
Gezinnen - Correspondentie 
Gezinnen - Debiteurnummer 
Gezinnen - Financiële bijdrage 
Gezinnen - Financiële gegevens 
Gezinnen - Facturen 
Gezinnen - Notities 
Gezinnen - Foto 
Gezinnen - Tweede ouder / voogd 
Gezinnen - Stuur uitnodiging 
Gezinnen - Sepa machtiging 
Gezinnen - Kinderen 
Kinderen - Additionele artikelen 
Kinderen - Extra informatie 
Kinderen - Budget correctie 
Kinderen - Kindkaart 
Kinderen - Voorkeur plaatsing 
Kinderen - Contract e.a. correspondentie 
Kinderen - Medische informatie 
Kinderen - Mentoren 
Kinderen - Notities 
Kinderen - Foto 
Kinderen - Voorkeur locaties 
Kinderen - Trajectplanning 
Kinderen - Weekplanning 
MEDEWERKERS 
Medewerkers - Activiteiten 
Medewerkers - Contracten 
Medewerkers - Correspondentie 
 
Medewerkers - Deactiveren 
Medewerkers - import medewerkers vanuit csv 
Medewerker - Notities 
Medewerker - Foto 
Medewerker - Voorkeur locaties 
Medewerker - Kwalificaties 
Medewerker - Stuur uitnodiging 
Medewerker - Dienst 
Medewerker - Cijfers 
Medewerker - Afwezigheid of ziekmeldingen 
Financieel - Contracthouders 
Financieel - Contracthouders - Additionele artikelen 
Financieel - Contracthouders - Debiteurnummer 
Financieel - Contracthouders - Facturen 
PLANNING 
Planning - Medewerker planning 
Planning - groep weekplanning 
MOBIELE APPLICATIE 
Mobiele applicatie - Dagelijkse activiteiten 
Mobiele applicatie - Groep activiteiten schema's 
Mobiele applicatie 
FINANCIEEL 
Financieel - Medewerker urenregistratie 
Financieel - Facturering 
RAPPORTEN 
Rapporten - Rapport kindplanning 
Rapporten - Medewerker rapport 
Rapporten - Medewerker rooster 
Rapporten - Export ouders 
Rapporten - Groep dagdelen rapport 
Rapporten - KOI Bd jaarrapportage 
Rapporten - BSO vervoersrapport 
Rapporten - VVE detail rapport 
Rapporten - VVE-KOT detail rapport 
Rapporten - Uren periode overzicht 
Rapporten - Jaaropgaven 
DOCUMENTEN 
Documenten 
Documenten - Contractenlijst 


Regio's

In dit scherm kunnen regio’s worden gedefinieerd.




De regio wordt aangemaakt door er een nuttige herkenbare naam aan te geven.

In een 2de stap, nadat de aangemaakt regio wordt geopend kan worden gespecificeerd welke locaties onder de regio vallen.


Wanneer een regio wordt gebruikt zullen uitsluitend gegevens die een link hebben met de locaties gerelateerd aan de regio worden getoond.



Selectie lijsten

Selectie lijsten bestaan uit dropdownmenu’s die op verschillende plekken in de applicatie gebruikt kunnen worden.
In deze rubriek zijn de volgende onderdelen ondergebracht:

Statussen

Een status kan gebruikt worden in de de entiteiten:

  • Ouders

  • Kinderen

  • Scholen

  • Contracthouder




Een status is opgebouwd uit de statusnaam en er wordt vastgelegd aan welke entiteit deze wordt toegekend.

Een voorbeeld van een status zou kunnen zijn:
Ouders: Klant
Ouders: Prospect
Kinderen: Ingeschreven
Kinderen: Opzegging ontvangen

enzovoort

Wachtlijstprioriteiten

De prioriteiten kunnen gebruikt worden voor bijvoorbeeld het volgens de juiste priorteit inplannen van de kinderen.




De prioriteit is opgebouwd uit een ID en een beschrijving.
De prioriteit wordt vastgelegd bij het kind en is zichtbaar in de groepplanning

Huisarts/Tandarts

In deze tabel worden de huisartsen en tandartsen opgevoerd.
Hiervan kunnen diverse details worden opgegeven zodat in geval van een calamiteit direct de betreffende bereikt kan worden.



De huisarts en tandarts kunnen bij het kind worden gekozen vanuit deze lijst.
Op de groepsapp zijn deze gegevens direct bij het kind zichtbaar.

Relaties


In deze tabel kunnen de verschillende relatievormen tot kinderen worden vastgelegd.

De relatie wordt op de volgende plaatsen gebruikt:

  • Web inschrijfformulier
    Bij de ouders wordt de relatie vastgelegd die deze heeft met de kinderen.

  • Ouders
    Bij de ouders wordt de relatie vastgelegd die deze heeft met de kinderen.

  • Contactpersonen
    Bij de contactpersonen wordt de relatie vastgelegd die deze heeft met de kinderen.




Er is uitsluitend de benaming die wordt opgegeven.

Deze lijst is geheel openbaar zichtbaar via het web inschrijfformulier. Besteed dus extra zorg aan deze lijst.

 

Aanhef Dhr/Mevr

In deze tabel kunnen de verschillende aanhef vormen worden vastgelegd. Deze worden dan gebruikt in de ouderkaarten, contactpersonen, inschrijfformulier en ouderapp.



Wanneer er een aanhef toegevoegd moet worden, klik op aanmaken en het volgende invulscherm verschijnt.



Vul de gewenste aanhef in het deze zal na het opslaan direct beschikbaar zijn op de genoemde plaatsen.

Beschrijving van de opvangsoort

Bij de beschrijving van de opvangsoort kunt u beschrijvingen toevoegen voor verschillende typen opvang.



Deze beschrijvingen kunt u dan koppelen aan de groepen zodat de type opvang van deze groepen op het web inschrijfformulier worden getoond met deze beschrijving.
In de applicatie werken we met afkortingen voor type opvang. Zoals KDV, BSO, TSO etc.
Voor ouders kan dat mogelijk niet altijd even duidelijk zijn. Daarvoor kunt u dus een duidelijkere beschrijving maken.

Op het moment dat er bij één groep van een locatie de beschrijving van de opvangsoort wordt toegekend, wordt deze locatie zichtbaar bij voorkeurslocaties op het inschrijfformulier naar.
Op deze manier kunt u dus ook groepen/locaties uitsluiten op het inschrijfformulier door bij alle groepen van de locatie deze beschrijving weg te halen.

Lees meer over het online inschrijfformulier: Online inschrijfformulier
​

Plaatsnamen

In deze tabel bevinden zich de woonplaatsen.
Woonplaatsen zijn op verschillende plaatsen in het systeem beschikbaar:

De tabel is vooraf gevuld met woonplaatsen, maar mocht u een woonplaats missen dan kunt u die hier toevoegen.


Wijken

In deze tabel bevinden zich de wijken van woonplaatsen. Wijken zijn een optioneel gegeven. Mogelijk dat die in statistieken van nut kunnen zijn.

Wijken kunnen op verschillende plaatsen in het systeem gebruikt worden:
  1. Locaties
  2. Ouders
  3. Kinderen


Extra informatie_items ouders

Hier kunnen extra informatie items worden aangemaakt voor ouders.
Daardoor kan er meer informatie verzameld worden bij een ouder. Er kan bijvoorbeeld worden aangegeven welke opleidingsniveau de ouder heeft en/of de ouder werkt/studeert.





Het informatie item dient een naam te krijgen. 
Er kan gekozen worden om dit item zichtbaar te maken op het inschrijfformulier zodat de ouder dit kan aanvinken. De informatieve tekst die hier wordt ingevoerd, is alleen zichtbaar als extra tekst en uitleg op het inschrijfformulier.

Daarnaast kan er ook bepaald worden of de ouder eventueel een document kan uploaden bij het inschrijfformulier. Bijvoorbeeld wanneer er een inkomensverklaring nodig is.
Ook kan de bel notificatie aangezet worden, zodat je melding krijgt bij het belletje in het systeem.

Na inrichting hiervan, kunnen de extra informatie items bij ouders worden ingezien en eventueel gewijzigd worden.


Sjabloon type

Sjablonen worden gebruikt tijdens correspondentie.
Het resultaat daarvan is een document die vaak via e-mail wordt verstuurd en/of wordt opgeslagen in het correspondentie of contract dossier. Om deze uniform herkenbaar te maken is het mogelijk om de bestandsnaam automatisch te voorzien van een type tag. In dit scherm kunt u de typen toevoegen en/of bewerken.

In de opmaak van sjablonen kan deze dan gekozen worden.




Extra informatie_items kinderen

Net zoals bij ouders, kunnen bij kinderen ook extra informatie items worden aangemaakt.


Bij kinderen zijn de volgende opties beschikbaar.


Bij kinderen krijgt het item een naam en dient er ook een soort opvang gekozen te worden waarvoor dit item beschikbaar moet zijn. Er kunnen meerdere soorten opvang gekozen worden.
De items zijn dan op het inschrijfformulier/ouderapp/groepsapp alleen zichtbaar bij de kinderen met die soorten opvang.







De informatieve tekst die wordt toegevoegd, is alleen zichtbaar op het inschrijfformulier onder het desbetreffende item.

Het is ook mogelijk om ouders een bestand te laten uploaden via het inschrijfformulier en een bell notificatie te krijgen van het item.



Wanneer u ervoor kiest dat een ouder een bestand dient toe te voegen bij dit item wordt op het inschrijfformulier mogelijk om een bestand te uploaden bij dit item.



Het bestand wordt direct opgeslagen onder correspondentie wanneer de inschrijving is ontvangen.



En wanneer u een bell notificatie wilt ontvangen, komt dit binnen bij het belletje onder meldingen gerelateerd aan gezinnen.





Financieel

Ouderbijdrage tabellen

Een ouderbijdrage tabel kan gebruikt worden om de opvangkosten te splitsen tussen ouder en een overige contracthouder.
Hier kunnen de ouderbijdrage tabellen worden aangemaakt.



U kunt een tabel aanmaken als percentage of als aantal.

Percentage tabel

Wanneer u kiest voor een percentage tabel dan betaald de ouder dat percentage van de totale opvangkosten.




Aantal tabel

Wanneer u kiest voor een aantal tabel dan betaald de ouder dat bedrag van de totale opvangkosten.



Het inkomen is een VANAF inkomen dus vanaf dat inkomen tot aan het volgende inkomen staat voor het bedrag/percentage wat de ouder betaald van de totale opvangkosten.
U kunt de bijdrage van een 1e kind en 2e kind van elkaar af laten wijken. Een 3e en eventueel opvolgend kind wordt dan ook als 2e kind berekend.
Om te bepalen in welke catergorie de ouder valt, dient het inkomen bij de ouder ingevoerd te worden bij de financiële gegevens van de ouder.
Voor het verder inrichten en gebruiken van de ouderbijdrage tabellen verwijzen wij u naar: Overheidsprogramma's


Overheidsprogramma's

Overheidsprogramma’s kunnen op verschillende manieren gebruikt worden om de kosten van de opvang te verdelen over verschillende partijen.
Het overheidsprogramma wordt toegepast in de dagdelen van de trajectregels.

Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Bij een SMI (Sociaal Medische Indicatie) wordt er vaak een gedeelte vergoed door de gemeente. Hoeveel, dat is per gemeente afhankelijk, maar dat kun je met een overheidsprogramma precies inrichten.

  • Bij subsidie kinderen (Peuteropvang) wordt vaak een gedeelte, afhankelijk van het inkomen van de ouder, vergoed door de gemeente.

  • Bij VVE (Voor- en Vroegschoolse Educatie) is het vaak dat de gemeente dit volledig vergoed.

 

Een overheidsprogramma wordt eerst aangemaakt door het specificeren van een kenmerkende naam. bv GemeenteA_VVE_KOT.




Naast de naam kan er ook een beschrijving worden toegevoegd zodat eventuele details van het programma bekend blijven bij de gebruikers.
Na het toevoegen kan het programma verder worden ingericht en beheerd.
Met de actie + kan er een volgende periode met afspraken aan het programma worden toegekend. 





Begindatum
De startdatum vanaf wanneer de afspraken toegepast worden.

Algemene details

Organisatie
Aan welke organisatie het programma wordt gekoppeld

Beschikbare type opvang
Één of meerdere type opvang waarvoor het programma toegepast wordt
Vast bijdragebedrag

maximum uren per week
Het maximum aantal uren waarvoor de berekening wordt toegepast.

Als er in de week meer uren worden afgenomen zal er geen vaste bijdrage berekend worden over de meer uren.


Maximum aantal weken
Het maximum aantal weken waarvoor de berekening wordt toegepast

Als de kostenberekening over meer weken wordt berekend dan hier wordt aangeven dan zal er voor de meerdere weken geen vaste bijdrage berekend worden. Het aantal weken voor de kostenberekening wordt gehaald van de contractvorm die in de betreffende trajectregel is toegepast.


Vast bedrag
Het bedrag wat door de contracthouder wordt betaald.

De contracthouder die een vast bedrag betaald.
Selecteer de contracthouder die de bijdrage betaald.

Vast bijdrage bedrag is onderdeel van de artikelprijs.
Vink dit aan indien het vaste bedrag onderdeel is van de artikelprijs. Dus wanneer het artikel bijvoorbeeld Eur: 7,00 / uur is en het bijdrage bedrag Eur 1,00 / uur dan wordt het tarief opgesplitst in Eur: 6,00 resp. Eur 1,00. Indien het geen onderdeel van de artikelprijs is dan wordt het extra vergoed door de contracthouder, bovenop hetgeen door de ouder wordt betaald.


Ouderbijdrage
Ouderbijdrage tabel
Kies hier de ouderbijdrage tabel die mogelijk van toepassing is (zie ook: Ouderbijdrage tabellen)

Contracthouder voor de ouderbijdrage.
Selecteer de contracthouder die het resterende deel na aftrek van de ouderbijdrage betaald (zie ook: Contracthouders)


Annulering


Beëindig het programma
Wanneer het programma niet meer actief is kan dit door deze optie aan te vinken beëindigd worden.
 
U kunt meer informatie vinden over het proces rondom overheidsprogramma’s onder proces documentatie.

Facturatie periode

De facturatie periode bepaalt welke maanden mee worden meegenomen in de facturatie voor de bepaling van eventuele correcties. Het is mogelijk deze op minder of meer manden terug te zetten. 
Wanneer bijvoorbeeld het aantal maanden vooruit op 3 staat dan worden de concepten voor 3 maanden vooruit gemaakt. Hier is het alleen mogelijk om voor 1,2 of 3 maanden te kiezen.

Met 6 maanden terug wordt bedoeld de huidige maand + 6 vorige maanden.
Met 3 maanden vooruit wordt bedoeld de huidige maand + 3 komende maanden.

Wanneer het aantal maanden op 6 staat en u maakt dus een correctie in bijvoorbeeld de trajectplanning van een kind verder dan 6 maanden terug dan wordt deze niet meegenomen in de facturatie. U dient dan het aantal maanden op te hogen.


Deze instelling is erg belangrijk i.c.m. de methode voor het opnemen van de correcties om tot het gewenste resultaat te komen.
Basis financieel: Selecteer de periode waar correcties opgenomen moeten worden

Goedkeuren van facturen zal uitsluitend werken voor de periode vooruit -1 maand. Dus wanneer deze op 2 wordt gezet zal het uitsluitend mogelijk zijn om nog alleen voor de huidige maand facturen goed te keuren.


Scholen

In deze rubriek zijn de volgende onderdelen ondergebracht:
  1. Scholen
  2. Schoolvormen
  3. Vervoersoort
  4. Kalenders

Scholen

U kunt hier de scholen toevoegen met alle bijbehorende gegevens.
In de applicatie zit een standaard tabel met scholen. Door bij de schoolnaam de naam van de school op te zoeken, kunt u de informatie van de betreffende school ophalen.
De schoolvorm kunt u koppelen u kiezen in het formulier.
De lijst schoolvormen kunt u hier aanmaken: Schoolvormen


Naast de stamgegevens van de school kunt u nog een afwijkend bezoekadres opgeven en een contactpersoon invoeren.



Niveaus

U kunt de school openen via het oogje en vanuit daar kunt u de niveaus aanmaken.



Voor iedere school maakt u een niveau aan om de tijden van de school in te kunnen voeren. Ook kunt u aan het niveau van een school een kalender koppelen.



U leest verder meer over het gebruik van kalenders. 

Wanneer een niveau is aangemaakt, kunt u het niveau openen en via Groepsinstellingen de tijden invoeren.
U geeft het schoolrooster in en het breng- en ophaalrooster.
In de trajectplanning van het kind kunt u ervoor kiezen om te factureren aan de hand van de tijden van de school van het kind.

Wanneer een school continurooster hanteert, hoeft u alleen de begin en eindtijden in te voeren.


Klassen

Bij de scholen kunt u ook klassen aanmaken.



Scholen, niveau’s en klassen kunnen aan het kind gekoppeld worden. Voor meer informatie hierover: Kinderen details

Schoolvormen

Hier kunt u schoolvormen aanmaken die u aan een school kunt koppelen.

Vervoersoort


Vervoersoorten 

Hier kunt u verschillende vervoersoorten aanmaken zoals Taxi, Fiets, Auto etc.



Een vervoersmiddel kunt u koppelen aan een kind (zie meer: Kind persoonlijke informatie)

Op deze manier kunt u bepalen welk kind met welk vervoersmiddel gaat. Ook is dit zichtbaar in de tablet voor de groepen.


Kalenders

Hier kunt u kalenders aanmaken waarin u de vakantiedagen, studiedagen en feestdagen aangeeft.
Kalenders zijn te gebruiken bij:
  1. Administraties
  2. Locaties
  3. Contractvormen
  4. Scholen

U maakt een kalender aan door deze een naam te geven.


Na het openen van de kalender kunt u de vakantie- en studiedagen invoeren.
Vakantiedagen worden in het rood weergegeven en studiedagen in het geel.




Door bovenin een andere kalender te selecteren en te klikken op ‘kopie’ kunt u de planning van de geselecteerde kalender kopiëren naar de geopende kalender.




Wanneer een dag selecteert, kunt u rechts de details aangeven van deze dag.




Voor een nieuwe kalenderjaar voor feestdagen of een schooljaar met vakanties en studiedagen, kan de bestaande kalender dus worden aangevuld met een volgend jaar. Maak dus niet elk jaar een volledig nieuwe kalender aan.



Medewerker

Tekst volgt

Gegevens filtering

In deze rubriek zijn de volgende onderdelen ondergebracht:
  1. SQL query
  2. Verwijder niet actieve ouders
  3. Activiteiten log

SQL query


Query uitvoeren

Soms kan het handig zijn om een eigen selectie en export te maken van gegevens.

Lees onderstaande opmerking goed voordat u gebruik gaat maken van de functie query’s.

Het gebruik van Query’s is uitsluitend geschikt voor gebruikers met kennis van SQL. Het maken van de juiste query kan soms erg complex zijn. De resultaten en het gebruik daarvan zijn geheel voor risico van de gebruiker.

Er is geen standaard ondersteuning op query’s gemaakt door de gebruiker.

Query’s worden niet automatisch onderhouden. Na een technische wijziging kan het zijn dat een Query niet meer of niet juist functioneert.

Hulp bij query’s is altijd betaalde consultancy o.b.v. gespendeerde tijd a.d.h.v. het geldende consultancy tarief.

 

Via de query functie is het mogelijk om SQL select statements te creëren en uit te voeren.



Zodra de query is ingevoerd kan die worden uitgevoerd.

Het resultaat kan dan of worden gedownload naar een bestand in Excel formaat of via de detail knop weergegeven worden in een tabel op het scherm.



Het is natuurlijk noodzakelijk om de tabelnamen te kennen voordat de juiste query syntax kan worden gemaakt.
Een aantal veel gebruikte tabellen:
  1. administrations 
  2. articles
  3. children
  4. groups
  5. group_data
  6. locations
  7. parents
  8. traject_records

Query opslaan

Het is mogelijk om een gemaakte query op te slaan om deze op een later moment weer te gebruiken.

U geeft de query een naam en klikt op ‘Opslaan en uitvoeren’.
In de tabel onderin worden de query’s bewaard en kunt u ze uitvoeren, bewerken of verwijderen.




Een query kan erg complex worden en een behoorlijke capaciteit van de server vragen. Query’s worden niet gecontroleerd uitgevoerd en kunnen daarom vertraging veroorzaken in het werk van uw collega’s.

Het maken van een query is specialistisch werk en zal altijd als consultancy worden beschouwd als er hulp nodig is bij het ontwikkelen.


Verwijder niet actieve ouders

Het verwijderen van ouders kan handig zijn na een migratie of na verloop van tijd het verwijderen van relaties die nooit actief zijn geweest.



Wanneer de datum is gekozen en de functie ‘Toon ouders die zullen worden verwijderd’ wordt geactiveerd zal er een lijst met alle ouders worden getoond waarvan de kinderen op en na de gekozen datum geen actieve trajectregel hebben en t/m de datum ook geen goedgekeurde facturen hebben.





Activiteiten log

De activiteiten log toont de tabel met alle acties die door gebruikers zijn uitgevoerd.



De activiteiten log kan aan een gebruiker beschikbaar gemaakt worden door deze in zijn profiel toe te kennen.

Let er op dat in de log mogelijk gegevens getoond kunnen worden die via andere weg in het profiel van de gebruiker zijn uitgesloten.

Gebruiker
De gebruikersnaam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd. De log van een gebruiker kan eenvoudig gefilterd worden door de gebruikersnaam in het zoekveld in te voeren.

Datum

Als er specifiek een overzicht gewenst is van een bepaalde datum kan hier de datum vanuit de kalender worden gekozen.

Activiteit

Door te filteren op activiteit kan er snel de juiste selectie gemaakt worden.



Item
Is een selectielijst waarin de bron waarvan de log gewenst is kan worden geselecteerd. Na selectie zal de tabel deze regels tonen.




Aanvraag
Deze kolom toont welke gegeven wordt bekeken , gewijzigd, enz.



Resultaat
Deze kolom toont bijvoorbeeld na een wijziging, de details van de wijziging. Welke tabel en gegevens beïnvloed zijn.



Communicatie

In deze rubriek zijn de volgende onderdelen ondergebracht:
  1. Sjablonen
  2. Document manager
  3. Privacy verklaring

Sjablonen

Contracten, jaaropgaven, facturen, inschrijfbevestigingen, opzeggingen e.a. documenten en brieven kunnen direct vanuit het systeem verstuurt worden. De basis is een sjabloon. Het sjabloon van de begeleidende e-mail en ook het sjabloon van het inhoudelijke document.

Wanneer het sjabloon menu geopend wordt moet eerst de juiste keuze gemaakt worden.

Sjablonen zijn per administratie in te richten.



Bij de entiteit kan de keuze gemaakt worden voor:
  1. Factuur
  2. Rapporten
  3. Ouders
Afhankelijk van de entiteit keuze kan een sjabloon type gekozen worden.
Factuur:
De begeleidende e-mail kan hier worden opgemaakt.
Rapporten:
1: De begeleidende e-mail van de jaaropgaven kan hier worden opgemaakt.
2: De begeleidende e-mail en opzet van de kindkaart kunnen hier worden opgemaakt.
Bij de entiteit kan de keuze gemaakt worden voor:
  1. Factuur
  2. Rapporten
  3. Ouders
Afhankelijk van de entiteit keuze kan een sjabloon type gekozen worden.
Factuur:
De begeleidende e-mail kan hier worden opgemaakt.
Rapporten:
1: De begeleidende e-mail van de jaaropgaven kan hier worden opgemaakt.
2: De begeleidende e-mail en opzet van de kindkaart kunnen hier worden opgemaakt.
Ouders:
1: Ouder contract e.a. bevestigingen.
2: e-mail kostenoverzicht kinderen, ook kunt u hier de opzet van het kostenoverzicht aanpassen.
3: inschrijfformulier. E-mail die verstuurd wordt wanneer een ouder is ingeschreven via het digitale inschrijfformulier. (echter alleen beschikbaar bij de module inschrijfformulier)
4: Bijlagen ter ondertekening voor ouder sjablonen, bijvoorbeeld een machtiging.

Als laatste moet nog de keuze gemaakt worden voor de betreffende administratie.
Nu de juiste selectie is gemaakt kan er een sjabloon worden bewerkt als er reeds zijn aangemaakt of via de knop ‘aanmaken’ worden aangemaakt.




In de tabel wordt aangegeven of een sjabloon actief is, dus of deze geselecteerd of gekozen kan worden tijdens de correspondentie. Het actief of inactief zetten kan met het ‘vinkje’ in de actie kolom.
Verder toont de tabel voor welke soort opvang de sjabloon is ingericht.

De sjablonen voor opvang contracten worden automatisch door het systeem gekozen o.b.v. de soortopvang in de geselecteerde trajectregel. Daarom moet er voor elke soort opvang één sjabloon actief zijn.

Het is maximaal mogelijk om 1 actieve sjabloon per soort opvang in te stellen. Wilt u tijdens de correspondentie een andere sjabloon kunnen kiezen dan moet deze van het type ‘custom’ zijn.



Het is ook mogelijk om een andere sjabloon te linken (koppelen) aan de betreffende overeenkomst. Bijvoorbeeld een machtiging koppelen aan een contract. Op deze manier worden beide documenten verstuurd voor ondertekening.

Gelinkte sjablonen kunnen worden opgemaakt via de entiteit keuze: ouders - bijlagen ter ondertekening voor ouder sjablonen.


Wanneer gekozen wordt voor een contractsjabloon zijn daar vele opties beschikbaar. Hieronder een screenshot van dat scherm.



Algemeen voor sjablonen:
Allereerst krijgt de sjabloon een herkenbare naam. Deze wordt uitsluitend intern gebruikt.
Het onderwerp is het onderwerp van de email en zal dus bij de ontvanger zichtbaar zijn.
Bestandsnaam identificatie. Dit is een benaming die onderdeel zal worden van de bestandsnaam van het document (zie voor meer Sjabloon type)
Belangrijk is om te controleren of de sjabloon ‘actief’ is als bedoeld wordt dat die wordt gebruikt. Er kunnen meerdere sjablonen worden toegevoegd, maar er kan er altijd maar één actief zijn per Soort opvang omdat deze automatisch wordt gegenereerd bij het opvragen van een contract.

Specifiek plaatsingscontracten:

In de contracten zijn 3 onderdelen volledig aan of uit te zetten.




Bijvoorbeeld bij een beëindiging van opvang is het niet nodig dat er een ondertekening plaatsvind. Dit ‘handtekeningen’ deel kan dus uitgezet worden.

De opvang met de situatie en berekeningen wordt in een uitgebreide tabel getoond. Deze tabel is op te maken met onderstaande opties. Ook zijn hier enkele opties die de algemene gegevens beinvloeden en is het mogelijk in het geval van gedeelde kosten met bv. een gemeente om deze wel of niet te tonen in de ouder overeenkomst.




Naam van de verantwoordelijke persoon.
Deze tekst komt in het rechter vak bij de ondertekening. Hier kan dus de directeur worden ingevuld met een eventuele uitgebreidere tekstregel, zoals bijvoorbeeld “Namens uw organisatie ondertekend door [naam directeur]”.

E-mail adres van de mede ondertekenaar.
Het e-mailadres waar de contracten bij digitale ondertekening binnenkomen om te ondertekenen namens de organisatie.
Dan kan in de editor de tekst worden opgemaakt. Dit is een HTML-editor en daarmee kan de email dus netjes worden opgemaakt. Gelijktijdig kan die best lastig zijn en het is dus verstandig om in kleine stapjes verbeteringen aan te brengen in de sjabloon.

Invoegvelden
Er kunnen z.g. invoegvelden gebruikt worden. Door op het knopje ‘Toon invoegvelden’ te klikken worden deze zichtbaar gemaakt en kunnen op deze wijze gebuikt worden op de gewenste plaatsen in de tekst. Het veld moet compleet met haken worden ingevoegd in de tekst op het juiste punt.

Voorbeeld: … de naam van de administratie: {AdministrationName}





Standaard bijlagen

Het is ook mogelijk om standaard bijlagen te selecteren en deze automatisch aan de mail toe te voegen zodra die verstuurd wordt. Als voorbeeld algemene voorwaarden, huisregels, tarieven, etc.



Na de standaard bijlage is er nog een tekst blok wat kan worden opgemaakt. Dit is de ruimte tussen de plaatsingstabel en de ondertekening in het document. Hier kunnen we ook weer gebruik maken van invoegvelden die zichtbaar worden als je de knop “toon invoegvelden” selecteert. Tip: Ook kan hier direct een regel toegevoegd worden dat ouders tekenen voor automatische incasso.

Tot slot kan de handtekening van de verantwoordelijke in de organisatie en als ondertekenaar worden toegevoegd. Dit is uitsluitend van toepassing als er geen gebruik wordt gemaakt van de functie digitaal ondertekenen.

Nu is de sjabloon klaar voor gebruik.

Een aantal voorbeelden van sjablonen: contract met machtiging, contract zonder machtiging, wijzigingscontract, bevestiging einde plaatsing.


Document manager

De functie via de instellingen is gelijk aan de functie die bereikbaar is via het menu documenten. Een detail beschrijving kan daar gevonden worden: Upload documenten


Privacyverklaring

Volgens de AVG is het noodzakelijk dat er expliciet een akkoord gevraagd wordt op een privacyverklaring aan gebruikers van de applicatie. De inhoudt van deze verklaring is specifiek voor jullie organisatie en moeten jullie dus zelf opvoeren. 
Er zal aan alle gebruikers gevraagd worden om akkoord te gaan. Doen ze dit op dat moment niet, kan de gebruiker de app niet meer gebruiken. 
Ook kan de verklaring voor 2 talen worden opgemaakt: Nederlands en Engels. (De app’s zijn nl ook standaard 2-talig, afhankelijk van de toesteltaal).




    • Related Articles

    • Organisatie inrichting - algemeen

      Organisatie inrichting In dit menu wordt de inrichting vastgelegd van de administratie. Juridisch, maar ook de structuur in administraties - locaties - groepen. Via alle detail instellingen legt u verder vast de financiële afspraken en het proces ...

    • Algemeen

      Algemeen Het factureren in Kindplanning gebeurt maandelijks. Maandelijks worden de facturen klaar gezet per ouder/contracthouder. In dit onderdeel beschrijven we de instellingen met betrekking tot de facturatie en het proces rondom de facturatie. in ...

    • Proces digitaal ondertekenen

      Proces digitaal ondertekenen Met digitaal ondertekenen kunnen contracten/bevestigingen/sepa machtigingen en andere correspondentie verstuurd worden voor digitale ondertekening. Hierdoor wordt er niet alleen papier bespaard, maar is het proces van een ...

    • Organisaties

      Organisaties De organisatie is het hoogste niveau in de hiërarchie. Per gedefinieerde organisatie kunnen er meerdere administraties worden opgenomen die elk weer de volledige substructuur bevatten met alle bijbehorende instellingen. Administraties ...

    • Groepsapp inloggen

      Bij organisaties die gebruik maken van Quebble Personeelsplanning en de Quebble Kindplanning kunnen de medewerkers met hun Quebble Personeelsplanning account makkelijk inloggen op de “Quebble op de groep”-app. Medewerkers kunnen inloggen met ...