Octopus Transcript
Rondleidingen beheren
Op de beheerpagina Tours beheer je de geleide rondleidingen voor je organisatie. Rondleidingen helpen nieuwe gebruikers wegwijs te worden in de app. Je bepaalt welke rondleidingen actief zijn en hoe ze worden getoond. Zichtbaarheid instellen Met twee ...
Auditlog raadplegen
Het Auditlog legt vast wie wanneer wat heeft gedaan in Octopus Transcript. Je vindt de pagina in de navigatiegroep Beheer. Het auditlog is handig bij audits en bij het onderzoeken van incidenten. Wat wordt vastgelegd? Het auditlog registreert ...
Organisatiebrede sjablonen en checklists
Als beheerder maak je sjablonen en checklists die voor de héle organisatie beschikbaar zijn. Zo werken al je medewerkers met dezelfde, vastgestelde indelingen. Een sjabloon of checklist organisatiebreed maken Maak of bewerk een sjabloon of checklist ...
Gebruikers beheren
Op de pagina Gebruikers in de navigatiegroep Beheer zie je iedereen in je organisatie. Hier nodig je nieuwe gebruikers uit, geef je rollen, beheer je toewijzingen en activeer of deactiveer je accounts. Gebruikers toevoegen Bovenin de pagina vind je ...
Organisatie-instellingen
Op de pagina Organisatie beheer je de instellingen die voor iedereen in je organisatie gelden. Je opent deze pagina via Organisatie in de navigatie. Wijzigingen werken door bij alle medewerkers. Standaardinstellingen Standaard voorkeurstaal — de taal ...
Aan de slag als organisatiebeheerder
Als organisatiebeheerder beheer je de instellingen en het gebruik van Octopus Transcript voor je hele organisatie. Je krijgt deze rol via SDB Identity. Met beheerdersrechten regel je de organisatie-instellingen en het abonnement, beheer je ...
Problemen oplossen
Kom je ergens vast te zitten? Hieronder de meest voorkomende problemen, in vraag-en-antwoord-vorm, met hun oplossing. Mijn microfoon wordt niet herkend Geen toestemming gegeven. Klik op het slotje links in de adresbalk, zet Microfoon op Toestaan en ...
Rondleidingen opnieuw starten
Bij je eerste bezoek aan een pagina toont Octopus Transcript een korte geleide rondleiding met tooltips. Die wijzen de belangrijkste knoppen aan en leggen in één zin uit wat ze doen. Heb je een rondleiding gesloten en wil je hem opnieuw zien? Dat kan ...
Persoonlijke en organisatie-instellingen
In Instellingen pas je de app aan jezelf aan: je opnamevoorkeuren, je taal en je sneltoetsen. Je vindt er ook de Desktop-app om te downloaden. Beheerders zien daarnaast toegang tot de organisatie-instellingen. Opname Klik in de navigatie op ...
Bronnen toevoegen en bevragen
Onder Bronnen in de navigatie verzamel je richtlijnen, protocollen en cliëntdocumenten. Okkie gebruikt deze documenten als context bij verslagen, vragenlijsten en vragen — en je kunt er via Ask Okkie rechtstreeks vragen over stellen. Welke bestanden ...
Checklists gebruiken
Op Checklists beheer je checklists die Okkie automatisch tegen het transcript controleert: heb je alle belangrijke onderwerpen tijdens het consult besproken? Denk aan kwaliteitscriteria voor een intakegesprek of items die in een zorgplan aan bod ...
Notitie-sjablonen beheren
Een sjabloon bepaalt de structuur en stijl van een automatisch gegenereerd verslag. Op de pagina Sjablonen schakel je bovenin tussen Verslagsjablonen en Vragenlijstprompts. Je organisatie heeft standaardsjablonen; daarnaast kun je zelf sjablonen ...
AI-invullen van vragenlijsten
Met AI invullen laat je Okkie de lege velden in een vragenlijst invullen op basis van het transcript van het consult. Je houdt altijd zelf de eindcontrole: controleer en pas de voorgestelde antwoorden aan voordat je afrondt. Wanneer je AI-invullen ...
Vragenlijsten invullen
In de tab Vragenlijsten vind je de Octopus-intakeformulieren van de cliënt. Je kunt ze openen tijdens of na een consult en ze naast het transcript invullen. Het scherm is in tweeën gesplitst: transcript links, formulier rechts. Wanneer je een ...
Verslag exporteren naar EPD
Als je tevreden bent met een verslag, stuur je het via Opslaan in dossier naar het cliëntdossier in Octopus (het EPD). Zolang een verslag nog niet is geëxporteerd, blijft het in Octopus Transcript als concept staan — niets staat definitief in het EPD ...
Verslag bewerken met Ask AI
Okkie is de AI-assistent in de verslageditor. In plaats van zelf alles te typen, kun je Okkie vragen om iets toe te voegen, te herschrijven of een vraag over het verslag te beantwoorden. Okkie gebruikt zowel het verslag als het transcript als ...
Verslagen genereren met AI
Zodra een opname verwerkt is, kun je op de consultdetailpagina automatisch een verslag laten genereren op basis van het transcript. Je kiest een notitietype of sjabloon en welke bronnen Okkie mag gebruiken. Okkie levert een eerste versie die je ...
Spraakprofiel aanmaken
Met een spraakprofiel herkent Octopus Transcript je automatisch als behandelaar in transcripties. In plaats van een algemeen label ("S1") verschijnt direct je naam. Dat maakt transcripten leesbaarder en verslagen preciezer. Je maakt en beheert je ...
Extra opname toevoegen aan een consult
Een consult kan uit meerdere sessies bestaan: een onderbreking, een vervolg na een pauze of een tweede gesprek op dezelfde dag. Met Extra opname voeg je een nieuwe sessie aan het bestaande consult toe, zodat alles samen één transcript en één verslag ...
Live transcriptie tijdens opname
Tijdens en na de opname zie je het transcript meelopen in het rechterpaneel. Zo kun je controleren of de microfoon goed werkt en het gesprek teruglezen zonder de opname te onderbreken. Het transcriptpaneel Het transcript verschijnt in blokken, elk ...
Cliënt koppelen aan een consult
Een consult hoort meestal bij een cliënt. Door de cliënt te koppelen kun je het verslag uiteindelijk in het juiste dossier opslaan. De cliëntgegevens komen uit Octopus. Stap 1 — Open het zoekveld Klik op de opnamepagina op Cliënt koppelen. Er ...
Nieuw consult opnemen
Een consult opnemen doe je vanaf de opnamepagina. Bovenin koppel je de cliënt, kies je de taal en eventueel een checklist. In het midden start je de opname. Tijdens het gesprek loopt de live transcriptie mee. Na afloop start op de achtergrond een ...
Het dashboard
Het dashboard is je startpunt in Octopus Transcript. Bovenaan zie je een begroeting met de datum van vandaag. Vanaf hier start je een nieuwe opname, bekijk je je agenda en caseload, en open je recente verslagen. Nieuwe opname starten Rechtsboven ...
Microfoon en browser instellen
Octopus Transcript heeft toegang tot je microfoon nodig om op te nemen en live te transcriberen. De allereerste keer dat je een opname start, vraagt je browser om toestemming. In Instellingen stel je daarnaast je voorkeursmicrofoon in en test je de ...
Aan de slag met Octopus Transcript
Octopus Transcript is een AI-ondersteunde toepassing voor medische verslaglegging. Je neemt een consult op, krijgt realtime transcriptie met sprekerherkenning en laat op basis daarvan automatisch een verslag genereren. Alles wat je daarvoor nodig ...